fbpx
Obieg korespondencji

Obieg korespondencji

koniec ze zgubionymi pismami

Stan zastany

  • Korespondencja wpływa do firmy kilkoma różnymi drogami, głównie w formie papierowej.
  • W firmie prowadzony jest papierowy dziennik korespondencji.
  • Każdy rodzaj korespondencji przychodzącej przekazywany jest do Zarządu firmy w celu dekretacji do uprawnionych komórek organizacyjnych.
  • Pisma niższej rangi wysyłane są za pośrednictwem poczty e-mail.
  • Korespondencja wychodząca tworzona jest w formie papierowej w kilku egzemplarzach.
  • Korespondencja wychodząca wymaga akceptacji i podpisów przełożonych na różnych szczeblach organizacyjnych.
  • Po uzyskaniu wymaganych akceptacji pismo wychodzące rejestrowane jest w papierowym dzienniku korespondencji.
  • Dopiero po rejestracji pismo wysyłane jest do adresata.

Wdrożenie

  • Stworzono elektroniczny dziennik korespondencji.
  • Wprowadzono jednolity rejestr i numerację korespondencji.
  • Umożliwiono rejestrację pism wchodzących do firmy w kilku miejscach, przy zachowaniu jednolitej numeracji w dzienniku elektronicznym.
  • Korespondencja przychodząca została podzielona na kategorie, dla faktur został stworzony odrębny rejestr.
  • Pismo przychodzące jest skanowane i wprowadzone do systemu.
  • Dekretacja pisma następuje w sposób elektroniczny.
  • Umożliwiono zdalne wydanie polecenia przez przełożonych w formie komentarza do pisma.
  • Umożliwiono tworzenie i wysyłanie korespondencji wychodzącej w sposób elektroniczny.
  • Stworzono elektroniczny system akceptacji pisma na różnych poziomach organizacyjnych.
  • Nadano statusy korespondencji, w zależności od tego na jakim etapie się znajduje.
  • Nadano pracownikom loginy i hasła do systemu, dzięki temu mają oni dostęp do korespondencji związanej ze stanowiskiem i obowiązkami, które pełnią w firmie.
  • Dostosowano elektroniczny obieg korespondencji do istniejącej struktury organizacyjnej firmy.
  • Stworzono moduł rejestrów/zestawień raportujący informacje np. o przebiegu korespondencji z kontrahentami.
icons
pełna
kontrola
icons
bezpieczeństwo
i pewność
icons
oszczędność
czasu
icons
czysty
zysk
icons
wzrost
efektywności
icons
gwarantowany
sukces

Korzyści

  • Wyeliminowanie możliwości zagubienia lub zniszczenia pisma.
  • Wyeliminowanie papierowego dziennik korespondencji.
  • Wyeliminowanie dublowania się numeracji korespondencji.
  • Dostęp do pisma dla wszystkich uprawnionych pracowników jest możliwy zaraz po jego zadekretowaniu.
  • Możliwość załatwiania spraw związanych z korespondencją niezależnie od siebie, w tym samym czasie przez różne działy.
  • Możliwość dodawania komentarzy do pisma, przez wszystkich uprawnionych pracowników, niezależnie od siebie.
  • Możliwość szybkiego wyszukiwania konkretnych pism.
  • Możliwość prowadzenia elektronicznej dyskusji nad treścią tworzonej korespondencji.
  • Osoby uprawnione mają dostęp do wszelkiej korespondencji firmy w każdym momencie, nawet poza terenem firmy.
  • Możliwość mobilnego zarządzania korespondencją przez osoby uprawnione, nawet podczas nieobecności w firmie.
  • Ograniczenie kosztów związanych z wysyłaniem korespondencji w formie papierowej.
  • Możliwość generowania zestawień i informacji koniecznych do zarządzania korespondencją.

Kontakt

ItsK7-logo

ITS „K7” Sp. z o.o.

ul. Wolności 94/314,
41-800 Zabrze

Kornel Grzywocz

W sprawie biznesowej
skontaktuj się ze mną.

Kornel Grzywocz

+48 601 501 386
kornel.grzywocz@itsk7.pl

Artur Adamczyk

Chcesz wdrożyć produkt w swojej firmie?
Skontaktuj się ze mną.

Artur Adamczyk

+48 534 481 783
artur.adamczyk@itsk7.pl